Mẫu tin nhắn nhắc lịch hẹn khám qua Zalo: 4 mẫu, cách tính phí và xin đồng ý
Mẫu tin nhắn nhắc lịch hẹn khám gồm 4 loại: xác nhận ngay sau khi đặt, nhắc trước 1 ngày, nhắc trước 2 giờ và nhắc tái khám. Phí tin = lượt hẹn × số tin × đơn giá; ví dụ 600 lượt × 2 tin × 200đ = 240.000đ mỗi tháng, chưa VAT, theo đơn giá Zalo ZNS công bố tháng 10/2026.
Người bệnh quên hẹn thì khung giờ đó bỏ trống, người khác không kịp vào. Bài này đưa lễ tân, quản lý phòng khám bốn mẫu tin tham khảo, quy tắc chọn giờ gửi, công thức dự toán phí tin Zalo ZNS, bảng so sánh ZNS, SMS, gọi điện và cách tách ô đồng ý nhắc lịch khỏi ô ưu đãi.
4 mẫu tin nhắn nhắc lịch hẹn khám để tham khảo
Bốn mẫu dưới đây đi theo vòng đời một lịch hẹn: xác nhận, nhắc trước 1 ngày, nhắc trước 2 giờ, nhắc tái khám. Phần trong ngoặc vuông là biến do hệ thống điền. Mỗi tin chỉ trả lời bốn câu: ai, mấy giờ, ở đâu, cần đổi thì làm gì. Tin ngắn thì dễ đọc hết trên màn hình khoá.
Tin nhắc không ghi chẩn đoán, tình trạng bệnh hay kết quả khám, vì thông báo có thể hiện trên màn hình khoá. Cùng lý do đó, mẫu mặc định chỉ ghi “lịch hẹn khám”; tên dịch vụ, tên bác sĩ là biến tuỳ chọn, cơ sở bật cho dịch vụ không cần kín đáo. Dòng lưu ý chuẩn bị do bác sĩ của cơ sở soạn và duyệt.
| Loại tin | Thời điểm gửi | Nội dung mẫu | Nút bấm |
|---|---|---|---|
| Xác nhận lịch hẹn | Ngay sau khi đặt | “[Tên phòng khám] xác nhận lịch hẹn khám của anh/chị [Họ tên]: [giờ] ngày [ngày], tại [địa chỉ]. Vui lòng có mặt trước 10 phút.” | Đổi lịch |
| Nhắc trước 1 ngày | Tối hôm trước ngày khám | “Nhắc lịch: [giờ] ngày mai, anh/chị [Họ tên] có hẹn tại [Tên phòng khám]. Nếu bận, bấm Đổi lịch để phòng khám xếp giờ khác.” | Đổi lịch |
| Nhắc trước 2 giờ | Trước giờ hẹn 2 giờ | “Hôm nay lúc [giờ], anh/chị có hẹn tại [Tên phòng khám], [địa chỉ]. [Lưu ý chuẩn bị]. Cần hỗ trợ, gọi [số điện thoại].” | Chỉ đường |
| Nhắc tái khám | Trước ngày bác sĩ hẹn, ví dụ 3 ngày | “Theo lịch bác sĩ đã hẹn, anh/chị [Họ tên] đến kỳ tái khám vào [ngày]. Bấm Đặt lịch để chọn giờ.” | Đặt lịch |
Nên gửi tin nhắc lịch hẹn vào lúc nào?
Tin xác nhận gửi ngay khi lịch được ghi nhận, để người bệnh biết đã có chỗ. Tin trước 1 ngày gửi vào tối hôm trước, lúc người bệnh xem lại việc ngày mai và cơ sở còn kịp xếp người khác nếu họ báo bận. Tin trước 2 giờ là lời nhắc lên đường. Lịch đặt trong ngày thì bỏ tin trước 1 ngày.
Cần thêm giới hạn giờ gửi. Với quy tắc không gửi trước 07:00, lịch hẹn 08:30 đáng lẽ nhắc lúc 06:30 sẽ dời sang 07:00; lịch hẹn 14:15 thì nhắc lúc 12:15. Bản demo trên trang thiết kế website nha khoa, phòng khám hiện ba mốc này sau khi người xem tích ô đồng ý nhận tin, trên một tuần mẫu. Giờ gửi, số tin do cơ sở đặt trong trang quản trị.
Phí tin nhắc lịch qua Zalo ZNS tính thế nào?
Công thức: phí tin mỗi tháng = lượt hẹn × số tin mỗi lượt × đơn giá. Theo bảng giá Zalo công bố, xem ngày 07/10/2026, tin ZNS mẫu thông thường là 200đ; mẫu xác thực, yêu cầu chuyển khoản, voucher là 300đ; từ nút bấm thứ hai thêm 100đ; đều chưa VAT. Ví dụ 600 lượt hẹn mỗi tháng, mỗi lượt 2 tin: 600 × 2 × 200đ = 240.000đ. Cơ sở kiểm tra lại bảng giá trước khi dự toán.
Số nút bấm làm phí đổi. Tin xác nhận có hai nút Đổi lịch và Chỉ đường thì tính 200đ + 100đ = 300đ; cùng 600 lượt, mỗi lượt một tin xác nhận 300đ và một tin nhắc 200đ, phí là 600 × 500đ = 300.000đ mỗi tháng. Tin nhắc tái khám tính riêng, ví dụ 150 tin × 200đ = 30.000đ.
| Quy mô ví dụ | Lượt hẹn × số tin × đơn giá | Phí tin mỗi tháng |
|---|---|---|
| Nha khoa 2 ghế | 300 × 2 × 200đ | 120.000đ |
| Nha khoa 4 ghế | 600 × 2 × 200đ | 240.000đ |
| Nha khoa 4 ghế, thêm tin trước 2 giờ | 600 × 3 × 200đ | 360.000đ |
| Phòng khám đa khoa | 2.000 × 3 × 200đ | 1.200.000đ |
ZNS, SMS hay gọi điện: nên nhắc lịch bằng kênh nào?
ZNS tính phí theo từng tin, nhưng chỉ tới số điện thoại có dùng Zalo và, theo điều kiện của Zalo, cơ sở cần Zalo OA đã xác thực. SMS tới mọi số máy nhưng không có nút đổi lịch. Gọi điện tốn giờ của lễ tân: ví dụ 600 lượt hẹn, mỗi cuộc 2 phút là 1.200 phút, tức 20 giờ mỗi tháng.
Cách phối hợp thường dùng: ZNS là kênh mặc định; tin không gửi được thì chuyển sang SMS; lễ tân chỉ gọi cho nhóm cần nói chuyện, như người lớn tuổi, lịch điều trị dài, người từng lỡ hẹn. Bài này không nêu giá SMS vì mỗi nhà cung cấp báo một mức và Uptech không có số liệu đã đối chiếu.
| Kênh | Chi phí | Điều kiện | Giới hạn |
|---|---|---|---|
| Zalo ZNS | 200đ mỗi tin mẫu thông thường, chưa VAT | Zalo OA đã xác thực, mẫu tin được duyệt | Chỉ tới người dùng Zalo |
| SMS | Theo báo giá nhà cung cấp | Theo điều kiện nhà cung cấp | Tin ngắn, không có nút bấm |
| Gọi điện | Giờ của lễ tân, ví dụ 2 phút mỗi cuộc | Danh sách lịch ngày mai | Gọi nhỡ, không gọi được ngoài giờ |
Đồng ý nhận tin nhắc lịch khác đồng ý nhận ưu đãi thế nào?
Tin nhắc lịch phục vụ một lịch hẹn đã đặt; tin ưu đãi là quảng cáo. Nghị định 91/2020/NĐ-CP chỉ cho gửi tin nhắn, cuộc gọi quảng cáo khi người nhận đã đồng ý. Theo Luật số 91/2025/QH15 (Điều 28), sự đồng ý đó phải dựa trên việc biết rõ nội dung, phương thức, hình thức, tần suất; phải có cách từ chối, và người nhận có quyền yêu cầu ngừng nhận.
Vì vậy Uptech khuyến nghị tách hai ô đồng ý, ô nhắc lịch và ô ưu đãi, không ô nào tích sẵn; đây là cách làm thận trọng, không phải câu chữ của luật. Người không tích ô nhắc lịch vẫn đặt được lịch, lễ tân gọi điện xác nhận. Tin mời quay lại không gắn lịch hẹn nào thì coi như tin ưu đãi. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý.
- Ô 1, không tích sẵn: “Tôi đồng ý nhận tin xác nhận và nhắc lịch hẹn qua Zalo hoặc tin nhắn.”
- Ô 2, không tích sẵn: “Tôi đồng ý nhận ưu đãi của phòng khám qua Zalo, tối đa 2 tin mỗi tháng.”
- Mỗi tin ưu đãi có cách từ chối; hệ thống lưu thời điểm đồng ý và từ chối.
Nhắc lịch tự động cần chuẩn bị gì, khi nào nhắn tay là đủ?
Cần bốn thứ: Zalo OA đã xác thực, mẫu tin đã được duyệt, lịch hẹn lưu có cấu trúc và ô đồng ý nhận tin. Tại Uptech, xác nhận và nhắc lịch qua ZNS nằm trong gói Website có đặt lịch theo bác sĩ từ 80.000.000đ, chưa VAT. Với phần mềm quản lý nha khoa, một bảng giá công khai Uptech quan sát được tháng 10/2026 tính mô-đun gửi tin ZNS khoảng 3 triệu đồng, trả một lần.
Nhắn tay là đủ khi mỗi ngày dưới mười lượt hẹn: lễ tân mở danh sách lịch ngày mai và gửi từng tin theo mẫu. Nhắc lịch giúp được bao nhiêu thì mỗi phòng khám một khác, nên hãy tự đo: tỉ lệ lỡ hẹn = lượt không đến ÷ lượt hẹn, ví dụ 600 lượt hẹn có 48 lượt không đến là 8%. Uptech không khám chữa bệnh và không tư vấn y khoa; nội dung tin do cơ sở soạn và chịu trách nhiệm.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm nha khoa, phòng khám đa khoa, phòng khám chuyên khoa và bệnh viện tư hay hỏi về chủ đề này.
Mẫu tin nhắn nhắc lịch hẹn nên gồm những thông tin gì?
Nên gồm bốn thông tin: tên người bệnh, giờ và ngày hẹn, tên cùng địa chỉ phòng khám, cách đổi lịch. Tên dịch vụ, tên bác sĩ và dòng lưu ý chuẩn bị là phần tuỳ chọn. Không ghi chẩn đoán, tình trạng bệnh hay kết quả khám.
Một lượt hẹn nên gửi mấy tin nhắc?
Hai tin là mức khởi đầu hợp lý: xác nhận ngay sau khi đặt và nhắc tối hôm trước. Thêm tin trước 2 giờ khi lịch đặt xa ngày hoặc dịch vụ kéo dài. Với 600 lượt hẹn, tăng từ 2 lên 3 tin ở mức 200đ là thêm 120.000đ mỗi tháng, chưa VAT.
Người bệnh không dùng Zalo thì nhắc lịch bằng cách nào?
Dùng SMS hoặc gọi điện. Hệ thống có thể ghi nhận tin ZNS nào không gửi được rồi chuyển sang SMS, hoặc đưa lịch đó vào danh sách gọi của lễ tân trong ngày. Số điện thoại để lại khi đặt lịch là đủ cho cả ba kênh.
Phí tin Zalo ZNS có nằm trong giá thiết kế website không?
Không. Phí tin do Zalo thu theo số tin gửi từ Zalo OA của cơ sở; cơ sở trả riêng, không nằm trong hợp đồng thiết kế website. Dự toán: lượt hẹn × số tin × đơn giá, ví dụ 600 × 2 × 200đ = 240.000đ mỗi tháng, chưa VAT.
Nhận tư vấn website nha khoa, phòng khám theo lịch làm việc thật của cơ sở
Cho Uptech biết loại cơ sở, số chuyên khoa, số bác sĩ, số ghế và cách đang nhận lịch hẹn (điện thoại, Zalo, fanpage, phần mềm quản lý…). Chúng tôi đề xuất gói website phù hợp, phần nên làm trước, kèm báo giá VND, hợp đồng và hoá đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc trang dịch vụ, bác sĩ và luồng đặt lịch
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT