Đặt lịch khám online trên website phòng khám: 3 mức làm và cách tính khung giờ
Đặt lịch khám online trên website phòng khám là chức năng cho người bệnh tự gửi yêu cầu hoặc tự chọn bác sĩ, ngày và khung giờ còn trống mà không phải gọi điện. Có ba mức: form gửi yêu cầu (gói từ 9.900.000đ), khung giờ trống theo bác sĩ (từ 80.000.000đ), đồng bộ phần mềm quản lý (từ 120.000.000đ), giá chưa VAT.
Bài này viết cho chủ nha khoa, quản lý phòng khám muốn đưa chức năng đặt lịch lên website của mình, không hướng dẫn người bệnh đặt khám tại một bệnh viện. Nội dung gồm ba mức đặt lịch kèm gói tương ứng, công thức tính số khung giờ theo số ghế và bảng trường dữ liệu tối thiểu của form. Số ví dụ là minh hoạ.
Đặt lịch khám online trên website phòng khám có mấy mức?
Có ba mức, khác nhau ở chỗ ai là người chốt giờ. Mức 1: người bệnh gửi yêu cầu, lễ tân gọi lại để chốt. Mức 2: người bệnh tự chọn bác sĩ và một khung giờ còn trống, website khoá khung đó ngay. Mức 3: lịch trống lấy từ phần mềm quản lý đang dùng, nên lịch đặt qua web và lịch tại quầy nằm chung một sổ.
Mức cao hơn chưa chắc hợp hơn. Nha khoa hai ghế, một bác sĩ, mỗi ngày mươi lượt hẹn thì lễ tân chốt giờ qua điện thoại vẫn nhanh, ít sai. Mức 2 đáng tiền khi có từ ba bác sĩ, lịch mỗi người một khác và tin hỏi lịch dồn về ngoài giờ. Mức 3 dành cho cơ sở đã dùng phần mềm quản lý, không muốn nhập lịch hai nơi.
| Mức | Người bệnh làm gì | Gói tại Uptech | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Mức 1: form gửi yêu cầu | Chọn dịch vụ, ngày mong muốn; chờ lễ tân gọi lại | Website khởi đầu từ 9.900.000đ; thiết kế riêng từ 30.000.000đ | Nha khoa 1–2 ghế |
| Mức 2: khung giờ trống theo bác sĩ | Tự chọn bác sĩ, khung giờ trống; nhận xác nhận ngay | Website có đặt lịch theo bác sĩ từ 80.000.000đ | Nhiều bác sĩ, phòng khám đa khoa |
| Mức 3: đồng bộ phần mềm quản lý | Như mức 2; lịch trống lấy từ phần mềm | Nền tảng nhiều cơ sở từ 120.000.000đ | Nhiều cơ sở, bệnh viện tư |
Số khung giờ mỗi ngày tính theo công thức nào?
Công thức gốc: số khung giờ = phút làm việc ÷ thời lượng dịch vụ × số ghế. Ví dụ nha khoa 3 ghế làm 08:00–11:30 và 13:30–17:00, tức 210 phút mỗi ca, 420 phút mỗi ngày. Với dịch vụ khám tổng quát răng 30 phút: 420 ÷ 30 × 3 = 42 khung mỗi ngày, là số tối đa website mở được khi cả ba ghế đều có bác sĩ.
Áp vào lịch thật phải chỉnh hai chỗ. Một: khung giờ không vắt qua giờ nghỉ trưa, nên tính theo từng ca rồi làm tròn xuống. Dịch vụ 45 phút tính gộp là 420 ÷ 45 × 3 = 28, nhưng mỗi ca 210 phút chỉ xếp được 4 khung, nên số đúng là 4 × 2 × 3 = 24. Hai: ghế không có bác sĩ thì không tạo ra khung giờ.
| Dịch vụ | Thời lượng | Khung mỗi ca | Khung mỗi ghế một ngày | Tổng 3 ghế |
|---|---|---|---|---|
| Khám tổng quát răng | 30 phút | 7 | 14 | 42 |
| Lấy cao răng | 45 phút | 4, dư 30 phút | 8 | 24 |
| Dịch vụ dài (ví dụ) | 60 phút | 3, dư 30 phút | 6 | 18 |
Lịch trống theo bác sĩ tính ra sao, cần chốt quy tắc nào?
Quy tắc: khung giờ trống = ca làm việc của bác sĩ − lịch đã hẹn, cắt theo thời lượng dịch vụ. Dịch vụ 45 phút cần một khoảng trống liền đủ 45 phút nên có ít khung hơn dịch vụ 20 phút. Bản demo trên trang thiết kế website nha khoa, phòng khám chạy đúng quy tắc này trên một tuần mẫu: chọn dịch vụ, Bác sĩ A hoặc Bác sĩ B, chọn ngày rồi xem giờ còn trống; lịch trong demo là minh hoạ.
Lịch trên website phải khớp lịch làm việc thật. Luật Khám bệnh, chữa bệnh (Luật số 15/2023/QH15, Điều 60) giao cơ sở trách nhiệm công khai thời gian làm việc, danh sách người hành nghề và thời gian làm việc của từng người tại cơ sở; luật không nói phải công khai trên website, website là kênh bổ sung. Quy định có thể thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành; Uptech không tư vấn pháp lý. Trước khi lập trình, chủ phòng khám cần chốt bằng văn bản các quy tắc sau.
- Giữ chỗ tạm: khung đang có người điền form được giữ bao lâu, ví dụ 10 phút.
- Đặt sát giờ: khoá đặt online trước giờ hẹn bao lâu, ví dụ 2 giờ.
- Đổi, huỷ: người bệnh tự đổi qua liên kết trong tin xác nhận tới lúc nào.
- Bác sĩ nghỉ đột xuất: chuyển cho bác sĩ khác hay báo người bệnh chọn lại.
- Dịch vụ dài: chiếm mấy khung liền nhau, bác sĩ nào nhận theo phạm vi hành nghề.
- Số ghế: ca có nhiều bác sĩ hơn số ghế thì giới hạn số lịch cùng giờ theo ghế.
Form đặt lịch khám nên hỏi những trường dữ liệu nào?
Chỉ nên hỏi phần đủ để xếp lịch: họ tên, số điện thoại, dịch vụ, bác sĩ, khung giờ. Tình trạng sức khoẻ thuộc dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định hiện hành, nên form công khai không hỏi bệnh sử, không nhận phim chụp hay kết quả xét nghiệm; bác sĩ hỏi khi thăm khám. Phần quy định được tóm ở bài bảo mật thông tin bệnh nhân.
Phép thử cho từng trường: bỏ nó đi thì lễ tân còn xếp được lịch không? Ngày sinh, địa chỉ, số giấy tờ tuỳ thân đều trượt phép thử này, nên để tới lúc làm thủ tục tại quầy. Muốn biết lý do khám để xếp đủ thời lượng, hãy cho chọn trong danh sách dịch vụ thay vì ô gõ tự do. Form càng ngắn, cơ sở càng ít dữ liệu phải giữ.
| Trường dữ liệu | Mức | Lý do và lưu ý |
|---|---|---|
| Họ tên | Bắt buộc | Gọi đúng người tại quầy |
| Số điện thoại | Bắt buộc | Xác nhận, nhắc lịch, báo đổi giờ |
| Dịch vụ hoặc chuyên khoa | Bắt buộc | Tính thời lượng, xếp đúng bác sĩ |
| Bác sĩ, ngày, khung giờ | Bắt buộc | Giữ chỗ; có lựa chọn “bác sĩ nào cũng được” |
| Ô đồng ý nhận tin nhắc lịch | Ô riêng, để trống lúc đầu | Không tích thì lễ tân gọi điện xác nhận |
| Ô đồng ý nhận tin ưu đãi | Ô riêng, không tích sẵn | Là quảng cáo, cần đồng ý riêng, có cách từ chối |
| Ô ghi chú tự do | Nên bỏ | Người bệnh dễ viết bệnh sử vào đây |
| Bệnh sử, phim chụp, kết quả xét nghiệm | Không đưa lên form | Bác sĩ hỏi khi khám; lưu trong phần mềm có phân quyền |
Khi nào form gửi yêu cầu là đủ, khi nào nên làm lịch trống?
Form gửi yêu cầu là đủ khi cơ sở có một đến hai ghế và người bệnh phần lớn là người quen. Nếu đã thuê phần mềm quản lý nha khoa, hãy xem nó có kèm trang đặt lịch không: ở một bảng giá công khai Uptech quan sát được tháng 10/2026, trang này không tính thêm phí. Gắn đường dẫn đó vào fanpage và Google Business Profile là đã có đặt lịch online.
Nên làm lịch trống theo bác sĩ khi hai tuần đếm thử cho thấy: có lượt hẹn trùng giờ, có tin hỏi lịch ngoài giờ không ai trả lời, lễ tân mất hơn một giờ mỗi ngày để chốt giờ. Tại Uptech, mức 1 nằm trong gói từ 9.900.000đ hoặc 30.000.000đ; mức 2 từ 80.000.000đ; mức 3 từ 120.000.000đ, chốt sau khảo sát. Uptech không khám chữa bệnh và không tư vấn y khoa; nội dung chuyên môn, bảng giá dịch vụ và giấy phép do cơ sở cung cấp và chịu trách nhiệm.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm nha khoa, phòng khám đa khoa, phòng khám chuyên khoa và bệnh viện tư hay hỏi về chủ đề này.
Đặt lịch khám online là gì đối với một phòng khám?
Đặt lịch khám online là chức năng trên website cho phép người bệnh gửi yêu cầu hẹn, hoặc tự chọn bác sĩ, ngày và khung giờ còn trống mà không cần gọi điện. Với phòng khám, đó là cách nhận lịch cả ngoài giờ làm việc và bớt việc chốt giờ qua tin nhắn.
Nha khoa hai ghế có cần lịch trống theo bác sĩ không?
Chưa chắc cần. Hai ghế làm 420 phút mỗi ngày, dịch vụ 30 phút cho tối đa 420 ÷ 30 × 2 = 28 khung; lễ tân vẫn chốt được bằng điện thoại và sổ hẹn. Form gửi yêu cầu trong gói từ 9.900.000đ, hoặc trang đặt lịch kèm phần mềm quản lý, thường là đủ.
Hai người cùng chọn một khung giờ thì website xử lý thế nào?
Người bấm trước được giữ chỗ, người bấm sau thấy khung đó đã khoá. Khi một người bắt đầu điền form, khung giờ được giữ tạm theo quy tắc cơ sở đặt, ví dụ 10 phút; quá thời gian mà chưa gửi thì khung mở lại.
Uptech có nhập lịch làm việc và nội dung chuyên môn thay phòng khám không?
Không. Lịch làm việc, thời lượng dịch vụ và lưu ý chuẩn bị do cơ sở nhập trong trang quản trị và tự duyệt; Uptech hướng dẫn cách nhập và cùng chạy thử trước khi mở. Chỉ cơ sở biết bác sĩ nào nhận dịch vụ nào theo phạm vi hành nghề và ca nào đổi trong tuần.
Nhận tư vấn website nha khoa, phòng khám theo lịch làm việc thật của cơ sở
Cho Uptech biết loại cơ sở, số chuyên khoa, số bác sĩ, số ghế và cách đang nhận lịch hẹn (điện thoại, Zalo, fanpage, phần mềm quản lý…). Chúng tôi đề xuất gói website phù hợp, phần nên làm trước, kèm báo giá VND, hợp đồng và hoá đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc trang dịch vụ, bác sĩ và luồng đặt lịch
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn VAT