Gọi món bằng mã QR tại bàn: luồng đơn, phiếu bếp và cách tính tiền
Gọi món bằng mã QR là cách khách quét mã riêng của bàn, chọn món trên điện thoại rồi gửi đơn; bếp nhận phiếu có số bàn, giờ gọi, món, số lượng, ghi chú dị ứng. Luồng đủ gồm 6 bước, từ quét mã đến tính tiền. Mã QR không thay máy tính tiền: tính tiền và xuất hóa đơn vẫn làm trên phần mềm bán hàng.
Chủ quán thường hỏi ba điều trước khi cho khách tự gọi món: đơn có lẫn bàn không, bếp nhận được gì, tiền tính sao cho khớp hóa đơn. Bài này đi theo đường của một đơn từ bàn xuống bếp, kèm bảng trạng thái, ví dụ tính phí phục vụ, VAT và trường hợp quán nhỏ chưa nên dùng.
Gọi món bằng mã QR hoạt động thế nào?
Mỗi bàn có một mã QR riêng, bên trong là đường dẫn chứa mã bàn. Nhờ vậy khách không phải nhập số bàn, không cần cài ứng dụng, và đơn nào gửi đi cũng gắn sẵn bàn T3 hay phòng P1. Một đơn đi qua sáu bước dưới đây: ba bước đầu do khách làm, ba bước sau thuộc về bếp, nhân viên chạy bàn và thu ngân.
Demo thực đơn QR trên trang thiết kế website nhà hàng của Uptech cho thử ba bước đầu: chọn bàn, thêm món, chọn ghi chú, rồi xem tạm tính và phiếu bếp sẽ được tạo ra. Món, giá, bàn trong demo là minh hoạ. Trên website thật, khách gọi thêm được nhiều lượt; các lượt gom về một bàn để tính tiền một lần.
- Bước 1: khách quét mã, trình duyệt mở thực đơn của đúng bàn đó.
- Bước 2: khách thêm món, số lượng, ghi chú như dị ứng đậu phộng.
- Bước 3: khách xem lại tạm tính rồi bấm gửi đơn.
- Bước 4: đơn tách theo khu bếp, mỗi khu nhận phiếu của mình.
- Bước 5: bếp báo xong, nhân viên mang món ra, đánh dấu đã ra món.
- Bước 6: thu ngân tính tiền, xuất hóa đơn trên phần mềm bán hàng.
Phiếu bếp gồm những gì?
Phiếu bếp là thứ bếp đọc giữa lúc đang đứng chảo, nên phải ngắn. Phiếu không in giá, vì bếp không cần biết giá. Một đơn có cả món nóng, món nguội và nước được tách thành ba phiếu cho bếp nóng, bếp nguội, quầy nước; mỗi nơi chỉ nhận phần của mình. Bảng dưới liệt kê năm thành phần, ví dụ theo phiếu mẫu của demo.
Ghi chú dị ứng là phần đáng làm kỹ. Khi khách chọn “dị ứng đậu phộng”, hệ thống so với thành phần nhà hàng đã nhập cho từng món và gắn cảnh báo vào đúng dòng món có đậu phộng. Cảnh báo chỉ đúng khi dữ liệu thành phần đúng; nhà hàng chịu trách nhiệm về dữ liệu này, và nhân viên vẫn nên hỏi lại khách.
| Thành phần | Ví dụ | Để làm gì |
|---|---|---|
| Bàn và khu vực | Bàn T3, trong nhà | Mang món ra đúng chỗ |
| Giờ gọi | 19:12 | Làm theo thứ tự, biết bàn nào chờ lâu |
| Khu bếp nhận | Bếp nóng | Mỗi khu chỉ thấy phần của mình |
| Món và số lượng | 2 × Cơm gà nướng mật ong | Nội dung chính của phiếu |
| Ghi chú, cảnh báo | Dị ứng đậu phộng: hỏi lại khách | Nhắc bếp và nhân viên hỏi lại khách trước khi làm |
Một đơn gọi món đi qua những trạng thái nào?
Trạng thái giúp ba nhóm người nhìn chung một màn hình. Khách biết đơn đã tới nơi nên không phải vẫy nhân viên hỏi lại. Bếp biết đơn nào trước, đơn nào sau. Quản lý ca thấy một đơn nằm ở cột “đã nhận” quá lâu, ví dụ 15 phút, là biết bếp đang nghẽn ở khu nào để điều người sang hỗ trợ.
Hai tình huống cần quy tắc ngay từ đầu. Hết món giữa ca: bếp bấm hết món, món khoá trên mọi bàn; đơn đã gửi trước đó thì nhân viên ra bàn báo và huỷ dòng ấy. Khách gửi nhầm: khách tự huỷ được khi đơn còn ở trạng thái “đã gửi”, sau đó phải qua nhân viên. Quyền huỷ món nên dành cho quản lý ca, kèm lý do.
| Trạng thái | Ai chuyển | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Đã gửi | Khách | Đơn tới quán, phiếu tách theo khu bếp |
| Đã nhận | Bếp hoặc thu ngân | Quán xác nhận, bếp xếp thứ tự làm |
| Đang làm | Bếp | Món đang được chuẩn bị |
| Đã ra món | Nhân viên chạy bàn | Món đã lên bàn, đủ so với phiếu |
| Đã huỷ món | Quản lý ca | Huỷ kèm lý do, trừ khỏi tạm tính |
| Đã tính tiền | Thu ngân | Bàn đóng, chờ lượt khách sau |
Tạm tính, phí phục vụ và VAT tính thế nào? (ví dụ)
Luật Giá số 16/2023/QH15 coi giá niêm yết là giá đã bao gồm các loại thuế (bài về quy định cho website nhà hàng tóm phần này), nên giá từng món khách thấy đã có thuế bên trong. Màn hình gọi món vì vậy không cộng thêm VAT ở bước cuối; dòng thuế chỉ tách ra từ tổng để khách và kế toán cùng nhìn thấy. Tổng ở bước xác nhận phải bằng đúng số thu ngân sẽ thu. Thu phí phục vụ hay không, có tách dòng VAT không, thuế suất nào áp dụng: nhà hàng hỏi kế toán; quy định có thể thay đổi, Uptech không tư vấn pháp lý, thuế.
Ví dụ theo đơn mặc định của demo, bàn T3: 1 gỏi cuốn 45.000đ, 2 cơm gà 95.000đ mỗi phần, 2 trà đào 45.000đ mỗi ly; bật thêm ô phí phục vụ 5% (quy tắc ví dụ). Dòng “trong đó VAT” bằng tổng × thuế suất ÷ (100% + thuế suất). Hai mức thuế suất trong bảng chỉ là tham số ví dụ; bài này không khẳng định mức nào là thuế suất đang áp dụng cho dịch vụ ăn uống, nhà hàng hỏi kế toán. Phí phục vụ được thu riêng hay phải nằm sẵn trong giá niêm yết, bài cũng không khẳng định; quán có thu thì ghi rõ ở đầu thực đơn.
| Dòng | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Tạm tính | 45.000 + 2 × 95.000 + 2 × 45.000 | 325.000đ |
| Phí phục vụ 5% (ví dụ) | 325.000 × 5% | 16.250đ |
| Tổng khách trả | 325.000 + 16.250 | 341.250đ |
| Trong đó VAT, thuế suất ví dụ 8% | 341.250 × 8 ÷ 108 | 25.278đ |
| Trong đó VAT, thuế suất ví dụ 10% | 341.250 × 10 ÷ 110 | 31.023đ |
Gọi món QR nối với máy tính tiền và hóa đơn điện tử ở đâu?
Điểm nối nằm ở bước 6. Đơn gọi món bằng mã QR vẫn tính tiền và xuất hóa đơn trên phần mềm bán hàng của quán; màn hình gọi món chỉ là nơi ghi đơn. Đơn vào máy tính tiền theo một trong hai đường: thu ngân nhập tay khi bàn gọi tính tiền, hoặc qua kết nối nếu phần mềm bán hàng mở cổng. Tại Uptech, phần kết nối thuộc gói nền tảng từ 120.000.000đ, chốt sau khảo sát. Ba mức kết nối được so ở bài về phần mềm quản lý nhà hàng; quy định về hóa đơn từ máy tính tiền ở bài về quy định, quán thuộc trường hợp nào thì hỏi kế toán.
Khi nhập tay, chỗ dễ sai là bàn gọi nhiều lượt. Ví dụ bàn T3 gửi ba lượt: 19:12 gọi 2 cơm gà, 2 trà đào; 19:40 thêm 1 cơm gà; 20:05 thêm 2 trà đào. Màn hình thu ngân không hiện ba phiếu rời mà một bảng gộp theo món: 3 cơm gà, 4 trà đào; dòng đã huỷ bị gạch và không tính tiền. Thu ngân nhập một lần khi khách gọi tính tiền, rồi so tổng tạm tính trên web với tổng trên phần mềm trước khi in hóa đơn. Hai số lệch nhau thì kiểm lại dòng huỷ và những món khách gọi miệng ngoài mã QR.
Khi nào quán nhỏ chưa nên dùng gọi món bằng mã QR?
Gọi món bằng mã QR sinh ra để bù chỗ thiếu người ghi món giờ cao điểm. Nếu quán có khoảng 10 bàn, một hai nhân viên bao quát được hết và thực đơn dưới 20 món, khách gọi bằng lời thường nhanh hơn quét mã. Quán đông khách lớn tuổi hoặc có món cần tư vấn như hải sản tính theo cân cũng nên giữ người ghi món.
Một hướng vừa sức: thực đơn QR chỉ để xem, có giá và nhãn hết món, nhân viên vẫn ghi món; mức này có từ gói website khởi đầu. Phần mềm quản lý nhà hàng thuê bao cũng có bậc kèm gọi món QR, khoảng 249.000–399.000đ mỗi tháng (giá tự công bố, khảo sát tháng 10/2026). Website gọi món thiết kế riêng đáng làm khi quán muốn thực đơn, đặt bàn, dữ liệu khách ở chung một nơi.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm nhà hàng, quán ăn, quán cà phê và chuỗi ăn uống hay hỏi về chủ đề này.
Khách quét mã rồi rời quán vẫn gửi đơn được thì sao?
Có cách chặn. Hệ thống không chỉ dựa vào mã in trên bàn: nhân viên mở bàn khi khách ngồi vào, đơn chỉ được nhận khi bàn đang mở, đơn đầu của mỗi bàn cần nhân viên xác nhận, tính tiền xong thì bàn đóng lại. Đơn gửi vào bàn đang đóng bị từ chối.
Quét QR để gọi món và thanh toán luôn trên điện thoại được không?
Được về kỹ thuật. Khi khách gọi tính tiền, màn hình hiện mã VietQR kèm số tiền của bàn; hoặc quán nối cổng thanh toán, phí do cổng thu. Dù trả cách nào, doanh thu và hóa đơn vẫn ghi nhận trên phần mềm bán hàng mà nhà hàng đã đăng ký với cơ quan thuế.
Mất mạng giữa giờ cao điểm thì gọi món thế nào?
Quán cần sẵn phương án giấy. Đơn đã gửi vẫn nằm trên máy chủ và hiện lại khi có mạng, nhưng đơn mới thì không gửi được. Nên để sẵn thực đơn giấy và phiếu ghi món ở quầy, có đường mạng dự phòng cho máy bếp, máy thu ngân.
Uptech làm phần nào trong hệ thống gọi món bằng mã QR?
Uptech làm phần khách và nhân viên nhìn thấy: thực đơn số, mã QR từng bàn, màn hình gọi món, phiếu bếp, trang quản trị; thuộc gói từ 80.000.000đ (chưa VAT), làm trong 40–60 ngày làm việc. Uptech không kinh doanh nhà hàng và không phải ứng dụng giao đồ ăn; máy tính tiền thuộc phần mềm bán hàng nhà hàng tự chọn.
Nhận tư vấn website nhà hàng theo thực đơn và sơ đồ bàn thật của quán
Gửi Uptech ba thứ quán đang có: thực đơn kèm giá, sơ đồ bàn (hoặc số bàn từng khu, số chi nhánh) và cách đang nhận khách qua điện thoại, Zalo, ứng dụng giao đồ ăn. Từ đó Uptech chỉ ra gói vừa với quán, việc nào nên làm trước, việc nào để sau, rồi gửi báo giá VND kèm hợp đồng và hóa đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc thực đơn, sơ đồ bàn, luồng đặt bàn
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn VAT