作成：Uptech · 更新日: 2026-10-20

入力ルールを項目単位で定義

顧客番号の先頭ゼロ、日付形式、全角・半角、空欄と未確認の区別を決めます。原票番号を残し、変換した値と転記した値を識別できるようにすると、受入後の照会にも対応しやすくなります。

読めない値と重複の扱い

判読不能、ページ欠落、同一番号の複数原票は別の保留理由にします。重要項目には再照合を設定し、確認の対象と記録方法を合意します。二重入力が必要な場合も、その対象項目と照合不一致時の手順を明示します。

原票の種類ごとのサンプル、月間枚数、一枚あたりの明細行数、入力先の画面または取込仕様を提示してください。画像品質や修正回数も試行で確認し、受入対象となる一件の定義をそろえます。

項目定義には列名だけでなく、原票のページと欄、文字列・数値・日付の型、必須条件、許容値を記載します。顧客番号00127は文字列として扱い、数量は数値へ変換するなど、見た目の同じ数字でも用途によって処理を変えます。空欄、対象外、判読不能は別の値または状態で表します。

一枚に複数明細がある場合は、原票IDと明細番号を組み合わせて行を識別します。両面や別添ページも受領一覧へ入れ、ページ不足を入力漏れと混同しないようにします。登録先の文字数制限や日付形式は、入力を始める前に実際の取込仕様と照合します。

以下は説明用の架空の原票D-17です。二ページ目に顧客番号、申込日、数量、担当者名がある想定で、承認された仕様に従い四項目を処理します。スキャンの文字が曖昧な担当者名は、もっともらしい名前に置き換えません。

発注側が担当者名を確定した後に、その回答の参照番号を付けて再入力します。納品には出力値、原票ID、ページ、検証結果を含めます。これにより検収者は一項目の誤りを原票へ戻って確認でき、修正対象だけを差分で再受領できます。

原票には12とあるのに21を入力した場合は転記の修正です。一方、表紙と明細で数量が異なる場合は、どちらが正しいかを発注側へ照会します。作業者が正とする資料を選べる条件が定義されていなければ、納品を急ぐために一方へそろえない運用にします。

重要な項目は、対象列を指定して再照合または別担当による確認を設けます。品質の集計では、確認した項目数と誤項目数、確認したレコード数と不備レコード数を分けます。同じ一件に複数の誤りがあっても、指標の数え方を途中で変えないことが検収の前提です。

納品単位ごとに受領原票数、入力行数、保留行数、重複候補数を記録します。取込ファイルを作成しただけで完了とするか、登録先での成功確認まで含めるかを合意します。取込で一部だけ失敗した場合は、成功IDを保持して失敗行だけを再送し、二重登録を防ぎます。

検収用の原票参照は、許可された保存場所と権限の範囲に限定します。メールへの無制限な添付を前提にせず、納品後の保存期間、作業用コピーの扱い、返却や削除の記録も決めます。日本語の氏名や旧字体は、正規化するか原字を保持するかを項目別に確認します。