Hướng dẫn lập Đề án cung cấp dịch vụ thương mại điện tử cho sàn giao dịch và website đa gian hàng
Đề án cung cấp dịch vụ thương mại điện tử là tài liệu pháp lý – kỹ thuật cốt lõi trong bộ hồ sơ Đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (nhận biểu tượng màu đỏ của Bộ Công Thương). Một bản Đề án đạt chuẩn thẩm định phải trình bày rõ 6 trụ cột: mô hình tổ chức hoạt động, cấu trúc tính năng và quy trình giao dịch cho từng bên tham gia, cơ chế định danh và rà soát người bán trên nền tảng, phương án kỹ thuật máy chủ và sao lưu dữ liệu, cơ chế thanh toán – đối soát và phân định trách nhiệm xử lý tranh chấp.
Khác với thủ tục Thông báo website bán hàng một chủ sở hữu chỉ cần khai báo thông tin trực tuyến, các doanh nghiệp xây dựng sàn thương mại điện tử ngách (Multi-vendor Marketplace), chuyên trang rao vặt có thu phí hoặc nền tảng khuyến mại trực tuyến bắt buộc phải soạn thảo và nộp Đề án cung cấp dịch vụ thương mại điện tử. Nhiều bộ hồ sơ bị trả lại nhiều lần vì bản Đề án viết chung chung, thiếu mô tả kiến trúc kỹ thuật thực tế hoặc mâu thuẫn với chức năng đang chạy trên website. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách lập Đề án chuẩn chỉnh.
1. Cấu trúc 6 phần bắt buộc trong bản Đề án cung cấp dịch vụ thương mại điện tử
Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, Nghị định 85/2021/NĐ-CP và các yêu cầu quản lý nền tảng số tại Luật Thương mại điện tử 122/2025/QH15 cùng Nghị định 248/2026/NĐ-CP, Đề án cung cấp dịch vụ không phải là một bản kế hoạch kinh doanh kêu gọi vốn mà là hồ sơ xác lập trách nhiệm vận hành và năng lực kỹ thuật của chủ sàn trước cơ quan quản lý nhà nước.
Nội dung trong Đề án phải khớp tuyệt đối với Quy chế hoạt động của sàn được đăng công khai trên website và khớp với luồng thao tác thực tế khi chuyên viên thẩm định dùng tài khoản thử nghiệm (Test Account) đăng nhập vào hệ thống.
| Phần mục trong Đề án | Nội dung trọng tâm phải trình bày chi tiết | Tài liệu kỹ thuật đối ứng trên Website |
|---|---|---|
| 1. Mô hình tổ chức và hoạt động | Xác định rõ loại hình dịch vụ (sàn giao dịch, khuyến mại trực tuyến hay đấu giá), phạm vi ngành hàng, cơ cấu bộ phận vận hành và kiểm duyệt nội dung | Sơ đồ tổ chức bộ phận quản trị sàn và thông tin liên hệ ban quản trị ở chân trang |
| 2. Cấu trúc, tính năng và mục chủ yếu | Mô tả sơ đồ chuyên mục trên giao diện người mua, khu vực dành cho người bán (Seller Center) và hệ thống quản trị trung tâm của chủ sàn | Cây thư mục thực tế trên tên miền chính thức và tài khoản kiểm thử người mua – người bán |
| 3. Quy trình giao dịch cho từng loại hình | Trình bày từng bước kèm ảnh chụp màn hình: quy trình mở gian hàng, quy trình đăng sản phẩm, quy trình người mua đặt hàng, thanh toán và hủy đơn | Luồng giỏ hàng đa nhà bán (Multi-vendor Checkout) và luồng phê duyệt bài đăng của quản trị viên |
| 4. Phương án kỹ thuật và hạ tầng | Thông số máy chủ lưu trữ, băng thông, kiến trúc cơ sở dữ liệu, tường lửa ứng dụng (WAF), chứng chỉ mã hóa SSL và quy trình sao lưu khôi phục sau sự cố | Hồ sơ thông số hạ tầng máy chủ lưu trữ và cơ chế lưu trữ nhật ký giao dịch theo Luật 16/2023/QH15 |
| 5. Phương thức và điều kiện thanh toán | Quy định về thu tiền khi giao hàng (COD), thanh toán qua cổng trung gian được cấp phép, cơ chế tạm giữ tiền (nếu có) và lịch trình đối soát với nhà bán | Trang Chính sách thanh toán và hợp đồng kết nối cổng thanh toán trung gian hợp pháp |
| 6. Phân định trách nhiệm các bên | Trách nhiệm của chủ sàn và nhà bán trong việc xác thực xuất xứ hàng hóa, xuất hóa đơn, bảo hành và quy trình giải quyết tranh chấp trực tuyến | Trang Quy chế hoạt động sàn, Chính sách giải quyết khiếu nại và Hợp đồng dịch vụ mẫu |
2. Yêu cầu mới về định danh điện tử nhà bán hàng và kiểm duyệt hàng hóa trong Đề án
Một trong những điểm được cơ quan thẩm định kiểm tra kỹ lưỡng hiện nay là cơ chế kiểm soát thông tin người bán (Seller KYC/KYB) và bộ lọc ngăn chặn hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ hoặc hàng hóa cấm kinh doanh trên sàn theo Luật Thương mại điện tử 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP.
Trong bản Đề án, doanh nghiệp không thể chỉ viết một dòng ngắn gọn là “Nhà bán tự chịu trách nhiệm về sản phẩm đăng tải”. Chủ sàn bắt buộc phải mô tả rõ quy trình kỹ thuật hai lớp: lớp xác thực hồ sơ trước khi kích hoạt gian hàng và lớp kiểm duyệt sản phẩm trước khi hiển thị ra trang công khai.
- Quy trình xác thực danh tính người bán (Seller Onboarding): Biểu mẫu đăng ký mở gian hàng trên website phải có các trường bắt buộc thu thập Tên thương nhân/tổ chức/cá nhân, Mã số thuế, địa chỉ trụ sở hoặc nơi thường trú tại phường, xã, tỉnh, thành phố, số điện thoại xác thực và khu vực tải lên bản quét Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép chuyên ngành.
- Cơ chế kiểm duyệt sản phẩm và bộ lọc từ khóa (Product Moderation): Hệ thống quản trị của chủ sàn phải có danh sách từ khóa cấm (Blacklist Keywords) để tự động chặn các bài đăng chứa tên hàng cấm, thuốc kê đơn hoặc từ ngữ vi phạm Luật Quảng cáo 16/2012/QH13 và Luật 75/2025/QH15, đồng thời có trạng thái “Chờ duyệt” để nhân sự vận hành sàn kiểm tra đủ nhãn hàng hóa điện tử theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và 111/2021/NĐ-CP.
- Công cụ báo cáo vi phạm ngay trên trang chi tiết sản phẩm: Trên mỗi trang sản phẩm hoặc tin đăng của nhà bán, giao diện cần bố trí nút “Báo cáo sản phẩm vi phạm” để người tiêu dùng hoặc chủ thể quyền sở hữu trí tuệ gửi yêu cầu gỡ bỏ hàng hóa vi phạm về ban quản trị sàn.
3. Cách trình bày phần Phương án kỹ thuật trong Đề án khi Uptech xây dựng hệ thống
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi viết mục “Phương án kỹ thuật phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ thương mại điện tử” trong Đề án vì bộ phận pháp chế không nắm rõ kiến trúc máy chủ, cơ sở dữ liệu và bảo mật ứng dụng. Khi Uptech đảm nhận vai trò thiết kế và lập trình hệ thống sàn giao dịch thương mại điện tử, đội ngũ kiến trúc sư giải pháp của Uptech sẽ biên soạn trọn bộ phụ lục thông số kỹ thuật chuẩn để doanh nghiệp đưa trực tiếp vào Đề án.
Phụ lục kỹ thuật này mô tả chi tiết sơ đồ kiến trúc phần mềm (Application Architecture), cơ chế phân tách quyền truy cập (Role-Based Access Control) giữa Quản trị viên sàn – Nhà bán hàng – Người mua hàng, chuẩn mã hóa đường truyền TLS 1.3, cơ chế băm mật khẩu người dùng, quy trình sao lưu dữ liệu tự động hàng ngày sang vùng lưu trữ độc lập và giải pháp lưu trữ thông điệp dữ liệu giao dịch tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 16/2023/QH15 cũng như Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15.
Song song với văn bản Đề án, kỹ thuật viên Uptech khởi tạo sẵn 02 tài khoản kiểm thử hoạt động thực tế trên tên miền chính thức (01 tài khoản Người bán mẫu đã cấu hình gian hàng và 01 tài khoản Người mua mẫu) để doanh nghiệp điền vào hồ sơ nộp Bộ Công Thương, giúp chuyên viên thẩm định kiểm tra luồng đăng bài và luồng đặt hàng nhanh chóng.
4. Quy trình phối hợp nộp hồ sơ điện tử và hồ sơ bản giấy khi Đăng ký sàn TMĐT
Khác với thủ tục Thông báo website bán hàng chỉ dừng lại ở bước duyệt trực tuyến, thủ tục Đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử gồm hai giai đoạn: thẩm định hồ sơ điện tử trên cổng thông tin và nộp bộ hồ sơ giấy có ký tên, đóng dấu pháp nhân về Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số.
Lưu ý pháp lý: Nội dung hướng dẫn lập Đề án trong bài viết mang tính chất tham khảo về mặt cấu trúc kỹ thuật và vận hành. Trước khi ký đóng dấu nộp hồ sơ chính thức, doanh nghiệp nên rà soát lại cùng bộ phận pháp chế nội bộ hoặc đơn vị tư vấn luật theo đúng biểu mẫu hiện hành của Bộ Công Thương.
- Bước 1 — Khai báo trực tuyến và đính kèm bản mềm: Doanh nghiệp đăng nhập tài khoản trên cổng trực tuyến, chọn chức năng “Đăng ký website cung cấp dịch vụ TMĐT”, điền thông tin và đính kèm bản điện tử của Đơn đăng ký, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Đề án cung cấp dịch vụ, Quy chế hoạt động và Hợp đồng dịch vụ mẫu.
- Bước 2 — Chỉnh sửa theo phản hồi thẩm định trực tuyến: Chuyên viên thẩm định sẽ kiểm tra chéo giữa bản mềm Đề án, Quy chế và giao diện website thực tế qua tài khoản Test. Nếu có điểm chưa khớp, doanh nghiệp bổ sung cho đến khi nhận được thông báo hồ sơ điện tử đã hợp lệ và yêu cầu gửi hồ sơ giấy.
- Bước 3 — In ấn, đóng dấu và gửi bộ hồ sơ giấy: Doanh nghiệp in đúng phiên bản Đề án, Quy chế, Đơn đăng ký và Hợp đồng mẫu đã được duyệt trên hệ thống trực tuyến, người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu tròn và đóng dấu giáp lai đầy đủ rồi gửi về Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số để nhận mã gắn biểu tượng “Đã đăng ký” màu đỏ.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm thương hiệu bán lẻ D2C, chuỗi cửa hàng đa chi nhánh, doanh nghiệp sản xuất – phân phối B2B và đơn vị xây dựng sàn giao dịch thương mại điện tử hay hỏi về chủ đề này.
Website chỉ cho đối tác đăng tin rao vặt miễn phí, không thu hoa hồng trên đơn hàng thì có phải lập Đề án đăng ký sàn không?
Có. Theo định nghĩa pháp lý về sàn giao dịch thương mại điện tử, bất kỳ website nào cho phép thương nhân, tổ chức, cá nhân không phải chủ sở hữu website tiến hành một phần hoặc toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả việc mở chuyên mục cho người dùng bên ngoài tự đăng tin rao bán sản phẩm) đều thuộc diện phải thực hiện thủ tục Đăng ký và lập Đề án cung cấp dịch vụ, bất kể chủ website có thu phí hoa hồng hay miễn phí.
Tại sao không nên nộp bộ hồ sơ giấy về Bộ Công Thương ngay khi vừa gửi hồ sơ trực tuyến?
Doanh nghiệp chỉ nên in và gửi bộ hồ sơ giấy sau khi chuyên viên thẩm định đã duyệt bản điện tử trên cổng thông tin và gửi thông báo yêu cầu nộp bản cứng. Nếu in và gửi bản giấy ngay từ đầu, khi chuyên viên yêu cầu chỉnh sửa câu chữ trong Đề án hoặc Quy chế trên hệ thống trực tuyến, bộ hồ sơ giấy đã gửi trước đó sẽ bị lệch nội dung và doanh nghiệp phải in ấn, ký đóng dấu gửi lại từ đầu.
Uptech có cung cấp tài liệu kiến trúc kỹ thuật và tài khoản kiểm thử để doanh nghiệp đưa vào Đề án không?
Có. Trong mọi dự án thiết kế sàn giao dịch thương mại điện tử đa gian hàng tại Uptech, đội ngũ kỹ thuật bàn giao đầy đủ tài liệu mô tả kiến trúc hệ thống, sơ đồ luồng giao dịch chụp từ giao diện thực tế, phương án bảo mật – sao lưu dữ liệu và bộ tài khoản kiểm thử (Người mua, Người bán) để doanh nghiệp hoàn thiện Đề án.
Nhận tư vấn kiến trúc & Báo giá chi tiết hệ thống Website Thương mại điện tử
Hãy cho Uptech biết mô hình bán hàng của bạn (B2C, B2B hay Đa kho/Sàn), số lượng mã sản phẩm (SKU) dự kiến và các phần mềm cổng thanh toán, vận chuyển, ERP/POS cần kết nối. Kỹ sư giải pháp của Uptech sẽ phân tích và gửi bản đề xuất kiến trúc kèm dự toán chi phí minh bạch trong 24 giờ làm việc.
- Phản hồi kèm sơ đồ kiến trúc đề xuất trong vòng 24 giờ làm việc
- Tư vấn miễn phí lộ trình đồng bộ tồn kho ERP/POS và cấu trúc SEO danh mục lớn
- Hợp đồng pháp nhân rõ ràng, bàn giao mã nguồn, xuất hóa đơn GTGT (VAT) đầy đủ