Phần mềm quản lý shop quần áo nối với website: mã hàng màu × size, tồn kho, 3 mức đồng bộ
Phần mềm quản lý shop quần áo là phần mềm ghi nhập, bán và tồn kho theo từng mã hàng màu × size. Nối với website nghĩa là hai bên dùng chung bộ mã và một số tồn gốc, theo ba mức: nhập tay, theo lịch, tức thời. Giá thuê công bố cho một cửa hàng khoảng 170.000đ–449.000đ mỗi tháng (tháng 10/2026).
Bài này không xếp hạng phần mềm. Nó trả lời câu hỏi của chủ shop, quản lý cửa hàng và thủ kho khi shop bán cùng lúc tại quầy, trên sàn thương mại điện tử và website: mã hàng đặt thế nào, số tồn gốc nằm ở đâu, đồng bộ ở mức nào, chi phí ra sao, lúc nào bảng tính vẫn đủ.
Cách quản lý kho quần áo: bắt đầu từ ma trận màu × size
Kho quần áo đếm theo biến thể, không theo mẫu. Công thức: số biến thể = số màu × số size. Một mẫu áo thun 4 màu, 5 size là 4 × 5 = 20 mã hàng, mỗi mã một số tồn; shop có 60 mẫu như vậy phải theo dõi 60 × 20 = 1.200 mã. Câu “mẫu này còn 50 chiếc” không cho biết màu be size M còn không.
Việc đầu tiên là đặt mã cho từng biến thể theo một quy ước cố định, dùng chung ở cửa hàng, trên sàn và website. Bảng dưới ghép bốn phần: dòng hàng, số mẫu, màu, size. Ba nguyên tắc: mỗi phần có độ dài cố định, không dấu, không khoảng trắng; mã đã bán không dùng lại; tem mã dán lên sản phẩm ngay khi hàng từ xưởng về.
| Thành phần mã | Quy ước | Ví dụ |
|---|---|---|
| Dòng hàng | 2 chữ cái | AT áo thun, SM sơ mi, QJ quần jean |
| Số mẫu | 3 chữ số, tăng dần | 012 |
| Màu | 2 chữ cái | TR trắng, DE đen, XT xanh than, BE be |
| Size | Đúng ký hiệu in trên nhãn | S, M, L, XL, XXL |
| Mã đầy đủ | Bốn phần nối bằng gạch ngang | AT-012-BE-M |
Vì sao bán nhiều kênh dễ bán quá số tồn?
Lấy ví dụ mã AT-012-BE-M còn 2 chiếc lúc 10 giờ. Lúc 10:05 cửa hàng bán 1 chiếc. Lúc 10:07 gian hàng trên sàn có đơn 1 chiếc. Thực tế đã hết hàng, nhưng website vẫn ghi còn 2 vì số tồn chỉ cập nhật cuối ngày. Lúc 10:20 một khách đặt 2 chiếc trên website. Shop thiếu 2 chiếc, phải nhắn xin đổi màu hoặc huỷ đơn.
Gốc của vấn đề là ba nơi giữ ba con số. Cách chữa là chọn một nguồn gốc cho số tồn: nơi hàng thật được xuất đi. Với shop có cửa hàng, đó thường là phần mềm bán hàng tại quầy; website và sàn chỉ nhận số tồn từ đó và gửi đơn về để trừ. Shop chỉ bán qua mạng có thể lấy trang quản trị website làm nguồn gốc.
Ba mức đồng bộ tồn kho giữa phần mềm và website
Nối website với phần mềm không có nghĩa là mọi thứ phải chạy tức thời. Có ba mức, khác nhau ở độ trễ giữa lúc hàng được bán và lúc website biết. Mức 2 và mức 3 chỉ làm được khi nhà cung cấp mở cổng kết nối cho gói shop đang thuê. Bảng ghi cả gói website của Uptech tương ứng, giá chưa VAT.
Ở mức 1 và mức 2, nên đặt tồn đệm cho mã bán chạy: khi phần mềm còn 1–2 chiếc, website hiện hết hàng. Ví dụ đồng bộ 15 phút một lần, một mã bán khoảng 4 chiếc mỗi giờ, thì giữa hai lần đồng bộ có thể đã bán 1 chiếc mà website chưa biết. Lưới tồn kho trong bản demo trên trang thiết kế website thời trang là dữ liệu mẫu, không nối phần mềm nào.
| Mức | Cách chạy | Độ trễ | Gói website của Uptech |
|---|---|---|---|
| Mức 1: nhập tay | Nhân viên sửa số tồn trong quản trị website hoặc nhập tệp bảng tính | Thường cuối ngày | Website bán hàng có tư vấn size, từ 80.000.000đ |
| Mức 2: theo lịch | Website gọi cổng kết nối theo chu kỳ, ví dụ 15 phút một lần | Tối đa một chu kỳ | Nền tảng thời trang nhiều cửa hàng, từ 120.000.000đ |
| Mức 3: tức thời | Mỗi lần bán, phần mềm báo ngay cho website | Vài giây | Cùng gói từ 120.000.000đ, khi phần mềm có cổng kết nối |
Bảng tính, phần mềm thuê bao hay phần mềm theo yêu cầu?
Khoảng giá trong bảng do các nhà cung cấp tự công bố, đọc tháng 10/2026; không phải báo giá của Uptech. Phần mềm thuê bao thường tính thêm theo kênh bán. Ví dụ theo một bảng giá công bố: gói một cửa hàng, thêm một trang mạng xã hội, một gian hàng trên sàn và website là 350.000đ + 100.000đ + 100.000đ + 200.000đ = 750.000đ mỗi tháng, tức 750.000đ × 12 = 9.000.000đ mỗi năm.
Về phía Uptech, nối website với phần mềm đang dùng thuộc gói Nền tảng thời trang nhiều cửa hàng từ 120.000.000đ chưa VAT, chưa gồm phí thuê phần mềm, chốt sau khi khảo sát cổng kết nối. Phần mềm kho, bán hàng viết theo yêu cầu là hạng mục riêng; shop có kho lớn có thể xem trang phần mềm quản lý kho và trang phần mềm quản lý kho theo vị trí của Uptech.
| Phương án | Chi phí công bố | Hợp khi và giới hạn |
|---|---|---|
| Bảng tính | Không phí thuê, tốn công nhập | Một điểm bán, vài trăm mã; không chặn được bán quá tồn |
| Phần mềm thuê bao, một cửa hàng | 170.000đ–449.000đ mỗi tháng; gói thấp giới hạn 3–5 người dùng | Có quầy thu ngân; cần hỏi gói có cổng kết nối không |
| Gói thuê bao đa kênh gồm website | 600.000đ–999.000đ mỗi tháng cho 2–5 cửa hàng | Một nhà cung cấp lo cả quầy, sàn, website; website theo khuôn |
| Phần mềm theo yêu cầu | Không có bảng giá công khai, báo giá sau khảo sát | Quy trình riêng: ký gửi, gia công, may theo đơn |
Cần chuẩn bị gì trước khi nối website với phần mềm bán hàng?
Buổi khảo sát đi nhanh khi shop mang sẵn dữ liệu thật. Thứ cần xem trước là tệp danh sách mã hàng xuất từ phần mềm: nếu một mẫu 4 màu, 5 size chỉ có một dòng, hoặc hai mẫu trùng mã, thì phải sửa dữ liệu trước khi nối. Thứ hai là tài liệu cổng kết nối của nhà cung cấp, để biết website nối được tới mức nào.
Quy trình trong kho quyết định số tồn có đáng tin không. Hàng từ xưởng về phải được đếm theo từng màu, từng size và nhập đúng mã trước khi bày bán; hàng đổi size trả về phải qua bước kiểm rồi mới cộng lại tồn. Nên kiểm kê cuốn chiếu, ví dụ mỗi tuần đếm 20 mã bán chạy. Con số sai thì kênh nào cũng sai.
- Tệp mã hàng: mỗi dòng một biến thể màu × size, không trùng mã.
- Tên phần mềm, gói đang thuê, tài liệu cổng kết nối.
- Danh sách cửa hàng, kho và nơi xuất hàng cho đơn website.
- Mức tồn đệm cho nhóm mã bán chạy và lịch kiểm kê.
Khi nào shop chưa cần phần mềm, chưa cần đồng bộ?
Chưa cần khi shop có một điểm bán, một người nhập liệu, vài trăm mã hàng và chốt đơn qua tin nhắn. Một bảng tính có cột mã, màu, size, số tồn, cập nhật cuối ngày là đủ. Website dạng catalog cũng không cần đồng bộ, vì trang không hiện số tồn: khách hỏi còn hàng qua Zalo, nhân viên kiểm tra rồi trả lời.
Bốn dấu hiệu đã tới lúc: từng bán quá số tồn; hai người cùng sửa một tệp; đơn về hằng ngày từ hai kênh trở lên; số kiểm kê lệch sổ không rõ lý do. Khi đó nên đi từng bậc: phần mềm bán hàng trước, website nhập tồn bằng tệp sau, rồi mới tính đồng bộ theo lịch. Uptech không bán quần áo, giày dép; Uptech thiết kế website và công cụ bán hàng cho thương hiệu thời trang.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm shop và thương hiệu thời trang, cửa hàng quần áo, giày dép, túi xách, xưởng may đồng phục hay hỏi về chủ đề này.
Một mẫu áo nhiều màu, nhiều size thì đặt mã hàng thế nào?
Mỗi tổ hợp màu và size là một mã riêng. Mẫu 4 màu, 5 size có 20 mã, ghép từ mã dòng hàng, số mẫu, mã màu và size, ví dụ AT-012-BE-M cho áo thun mẫu 012, màu be, size M. Giữ nguyên bộ mã này trên mọi kênh bán.
Phần mềm quản lý bán hàng shop quần áo giá bao nhiêu một tháng?
Theo bảng giá các nhà cung cấp tự công bố, đọc tháng 10/2026, phần mềm cho một cửa hàng khoảng 170.000đ–449.000đ mỗi tháng; gói đa kênh gồm cả website khoảng 600.000đ–999.000đ mỗi tháng cho 2–5 cửa hàng; thêm chi nhánh có nơi tính 200.000đ mỗi tháng.
Website có tự trừ tồn khi cửa hàng bán được hàng không?
Chỉ khi website được nối với phần mềm bán hàng của cửa hàng. Với Uptech, phần nối này thuộc gói từ 120.000.000đ và cần phần mềm có cổng kết nối. Ở gói từ 80.000.000đ, shop tự cập nhật số tồn trong trang quản trị, bằng tay hoặc bằng tệp bảng tính.
Phần mềm đang dùng không có cổng kết nối thì làm sao?
Vẫn chạy được ở mức 1: cuối ngày, nhân viên xuất tệp tồn kho từ phần mềm rồi nhập vào trang quản trị website, kèm tồn đệm cho mã bán chạy. Khi bắt đầu bán quá tồn, shop hỏi nhà cung cấp về gói có cổng kết nối.
Gửi danh sách mẫu, màu, size để nhận đề xuất gói website thời trang
Cho Uptech biết shop bán gì (quần áo, giày dép, túi xách, đồng phục), khoảng bao nhiêu mẫu, mỗi mẫu mấy màu, mấy size và đơn đang chốt ở đâu (Zalo, mạng xã hội, sàn, cửa hàng). Uptech đề xuất gói phù hợp, phần nên làm trước, kèm báo giá VND.
- Trả lời trong ngày làm việc kế tiếp
- Tư vấn miễn phí cấu trúc mã hàng màu × size và quy tắc gợi ý size
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn VAT điện tử