Đặt lịch spa online và phần mềm đặt lịch spa: cách hoạt động, đặt cọc, nhắc lịch

Đặt lịch spa online hoạt động thế nào?

Một lịch hẹn cần ba thứ cùng trống: kỹ thuật viên, phòng hoặc giường, và khoảng thời gian đủ dài cho dịch vụ. Hệ thống lấy ca làm của từng kỹ thuật viên, trừ đi các lịch đã có, rồi chỉ hiện những giờ mà dịch vụ khách chọn làm xong trước lịch kế tiếp. Ví dụ gói chăm sóc da 90 phút sẽ không hiện khung 15:00 nếu kỹ thuật viên đã có khách lúc 16:00.

Vì vậy dữ liệu đầu vào quyết định độ chính xác. Mỗi dịch vụ phải có thời lượng thật, gồm cả thời gian dọn phòng. Mỗi kỹ thuật viên phải có ca làm, ngày nghỉ và danh sách dịch vụ được phân công. Spa nhiều chi nhánh cần thêm bước chọn chi nhánh. Về phía khách, quy trình là chọn dịch vụ, chi nhánh, kỹ thuật viên, ngày giờ, rồi nhập tên và số điện thoại.

Đặt cọc qua mã QR có giảm bỏ hẹn không, chính sách hoàn cọc nên ghi gì?

Bỏ hẹn làm spa mất một khung giờ không bán lại được. Đặt cọc khiến khách cân nhắc trước khi giữ chỗ. Sau khi chọn giờ, khách thấy mã QR chuyển khoản theo chuẩn VietQR với số tiền và nội dung điền sẵn. Khi tiền về, lịch chuyển sang trạng thái đã giữ chỗ; quá thời gian chờ, khung giờ mở lại cho người khác. Demo của Uptech dùng mức cọc 30% làm ví dụ.

Mức cọc và điều kiện hoàn do chủ spa quyết định. Bài này không đưa ra tỷ lệ giảm bỏ hẹn vì không có số liệu đã kiểm chứng; mỗi cơ sở nên tự đo trước và sau khi áp dụng. Không cần yêu cầu cọc với mọi dịch vụ: có thể chỉ áp dụng cho dịch vụ dài, khung giờ cuối tuần hoặc khách mới. Chính sách phải hiện ngay trước bước quét mã, gồm các ý sau.

• Số tiền cọc và việc khoản cọc được trừ vào hoá đơn.
• Thời hạn huỷ hoặc đổi lịch được hoàn cọc, ví dụ trước giờ hẹn 12 tiếng.
• Trường hợp không hoàn: huỷ sát giờ, không đến, đến trễ quá quy định.
• Trường hợp spa huỷ lịch: hoàn cọc hoặc xếp lịch khác theo lựa chọn của khách.
• Cách hoàn, thời gian hoàn và kênh liên hệ để đổi lịch.

Cần chuẩn bị dữ liệu gì trước khi làm đặt lịch spa online?

Phần lớn thời gian của dự án đặt lịch không nằm ở giao diện mà ở việc chốt quy tắc. Trước buổi khảo sát, chủ spa nên có một bảng tính liệt kê dịch vụ, thời lượng, giá, kỹ thuật viên nào làm được dịch vụ nào và ca làm từng người. Bảng này cũng là thứ nhân viên sẽ nhập vào trang quản trị sau khi nghiệm thu.

Một số quy tắc hay bị quên: khách được đặt trước bao nhiêu ngày, sát giờ bao lâu thì khoá đặt online, có cho đặt hai dịch vụ liền nhau không, ngày lễ mở cửa ra sao. Mỗi quy tắc là một nhánh xử lý trong phần mềm. Nên bắt đầu với bộ quy tắc gọn, chạy thật vài tuần rồi bổ sung, thay vì cố phủ mọi tình huống ngay từ đầu.

• Danh sách dịch vụ, thời lượng thật và thời gian dọn phòng.
• Ca làm, ngày nghỉ và dịch vụ được phân công của từng kỹ thuật viên.
• Mức cọc, chính sách hoàn cọc và tài khoản ngân hàng nhận cọc.
• Zalo OA đã xác thực nếu muốn nhắc lịch qua ZNS.