Nhận đơn in qua Zalo và website: ZNS báo trạng thái, đặt cọc VietQR, theo dõi đơn
Để nhận đơn in qua Zalo mà không thất lạc file hay báo giá, hãy dùng website làm nơi lưu đơn và Zalo làm kênh trò chuyện. Mỗi yêu cầu thành một đơn có mã riêng, file gắn vào đơn; Zalo OA gửi tin ZNS theo trạng thái kèm link theo dõi; khách đặt cọc bằng VietQR có sẵn số tiền và mã đơn.
Nhiều đơn in bắt đầu bằng một tin nhắn Zalo hay Facebook: “in giúp 5 hộp card visit, mai lấy được không?”. Chat nhanh và thân thiện, nhưng khi đơn nhiều lên, file trôi mất, báo giá gõ lại từng lần, không ai nắm lịch sử. Bài này hướng dẫn xưởng in giữ Zalo làm kênh, đưa đơn về website: form báo giá, ZNS, đặt cọc VietQR và trang theo dõi đơn.
Vì sao nhận đơn in qua Zalo dễ rối khi đơn tăng?
Zalo tiện cho cả xưởng lẫn khách: quen dùng, trả lời nhanh, gửi ảnh mẫu dễ. Vấn đề xuất hiện khi mỗi ngày có nhiều cuộc trò chuyện song song. File nằm rải rác, ảnh bị nén khi gửi dạng hình, bản sửa lẫn với bản cũ. Sales gõ lại bảng giá cho từng khách, mỗi người báo một kiểu. Khi nhân viên nghỉ việc, lịch sử trao đổi nằm lại trong điện thoại của người đó.
Giao việc cũng khó. Chế bản hỏi sales file nào là bản cuối, thợ in hỏi ai đã duyệt, kế toán hỏi khách đã cọc chưa. Không có mã đơn chung, mỗi người nhớ theo cách riêng. Giải pháp không phải bỏ Zalo, vì khách vẫn muốn nhắn tin, mà là tách vai trò: website là nơi lưu đơn hàng chính thức, Zalo là kênh giao tiếp và thông báo.
Website lưu đơn, Zalo làm kênh: phân vai từng kênh thế nào?
Mỗi yêu cầu, dù khách đặt in qua Zalo, Facebook hay form trên website, đều thành một đơn có mã riêng, ví dụ DH-0915. File, cấu hình, báo giá, maquette, thanh toán và trạng thái gắn vào đơn đó. Nhân viên vẫn trả lời trên Zalo, nhưng luôn dẫn về link đơn: “Anh xem báo giá và tải file tại đây”. Lịch sử đơn vì vậy không phụ thuộc điện thoại của ai.
Bảng dưới tóm tắt vai trò từng kênh và dữ liệu cần lưu về website. Nguyên tắc chung: kênh nào cũng được, miễn thông tin quan trọng quay về một chỗ. Khi đó xưởng đo được đơn đến từ kênh nào, phản hồi mất bao lâu, bao nhiêu báo giá thành đơn, những con số khó có khi mọi thứ nằm trong chat.
| Kênh | Vai trò | Dữ liệu lưu về website |
|---|---|---|
| Website: form báo giá, công cụ tính giá | Tạo và lưu đơn, nhận file | Cấu hình sản phẩm, báo giá, file in, maquette, trạng thái |
| Nút chat Zalo trên website | Tư vấn nhanh trước khi đặt | Trang khách bấm chat, số điện thoại khi khách để lại |
| Nhóm Zalo nội bộ của sales | Nhận thông báo đơn mới, phân việc | Người nhận xử lý, thời điểm phản hồi (ghi trên đơn) |
| Zalo OA + ZNS | Báo trạng thái đơn cho khách | Tin đã gửi, thời điểm gửi, gửi thành công hay lỗi |
| VietQR, cổng thanh toán | Đặt cọc, thanh toán phần còn lại | Số tiền, thời điểm, mã giao dịch khớp mã đơn |
| Facebook Messenger | Tiếp nhận khách từ fanpage, quảng cáo | Nguồn khách, nội dung yêu cầu chuyển thành đơn |
| Zalo Mini App (giai đoạn sau) | Đặt lại đơn, xem trạng thái ngay trong Zalo | Dùng chung dữ liệu khách hàng, đơn hàng với website |
Nút chat Zalo và form báo giá: đơn mới báo ngay vào nhóm sales
Trên trang sản phẩm, đặt nút chat Zalo (mở cuộc trò chuyện với Zalo OA hoặc số Zalo của xưởng) cạnh form báo giá ngắn: sản phẩm, số lượng, kích thước, số điện thoại, file nếu có. Khách gửi form, hệ thống tạo đơn nháp có mã riêng và đẩy thông báo vào nhóm Zalo của sales, kèm tóm tắt yêu cầu và link đơn. Cách nối cụ thể tùy hạ tầng của xưởng.
Đặt quy tắc rõ: người nhận bấm “Nhận xử lý” trên trang đơn để tránh hai sales cùng gọi một khách; quá thời gian định trước mà chưa ai nhận thì hệ thống nhắc lại hoặc chuyển trưởng nhóm. Báo giá tạo từ bảng giá trên hệ thống, gửi khách dưới dạng link thay vì gõ tay trong chat, nên khách xem lại được bất cứ lúc nào.
Zalo OA và ZNS: gửi thông báo trạng thái đơn in tự động
Zalo OA là tài khoản chính thức của doanh nghiệp trên Zalo. ZNS (Zalo Notification Service) gửi tin thông báo qua Zalo tới số điện thoại khách đã cung cấp khi đặt hàng, theo mẫu đã duyệt, dùng cho tin giao dịch như xác nhận đơn, cập nhật trạng thái. Với xưởng in, ZNS thay cho những cuộc gọi hỏi “đơn tới đâu rồi”: mỗi mốc tự gửi một tin ngắn kèm link về trang đơn.
Điều kiện: Zalo OA đã xác thực, mẫu tin được Zalo duyệt trước, website tích hợp API để gửi tự động khi đơn đổi trạng thái. ZNS tính phí theo từng tin theo bảng giá của Zalo, tách riêng với chi phí làm website. Chỉ gửi ở mốc khách thật sự cần biết; nếu khách không dùng Zalo hoặc tin gửi lỗi, chuyển sang SMS hoặc email.
- Đã nhận đơn: mã đơn, sản phẩm, link theo dõi.
- File cần sửa: lý do, link tải lại.
- Maquette chờ duyệt: link xem và duyệt.
- Đã duyệt, đang in: ngày dự kiến xong.
- Đã giao cho đơn vị vận chuyển (GHN, GHTK, Viettel Post, Ahamove…): mã vận đơn.
- Đã giao: link đánh giá, link đặt lại đơn.
Đặt cọc bằng VietQR động: đúng số tiền, đúng mã đơn
Hàng in theo yêu cầu thường cần đặt cọc. Thay vì gửi số tài khoản rồi dặn “ghi nội dung giúp em”, website tạo mã VietQR động cho từng đơn: số tiền cọc và nội dung chuyển khoản chứa mã đơn được điền sẵn. Khách quét bằng ứng dụng ngân hàng, không phải gõ tay, nên hạn chế chuyển sai. Trang đơn hiển thị số đã cọc, số còn lại và lịch sử thanh toán.
Đối soát tự động cần thêm một kết nối: cổng thanh toán như VNPAY, MoMo, ZaloPay, hoặc dịch vụ nhận thông báo giao dịch từ ngân hàng có hỗ trợ API. Giao dịch khớp mã đơn thì đơn tự chuyển sang “đã cọc” và khách nhận xác nhận. Nếu chỉ dùng tài khoản ngân hàng thường, VietQR vẫn điền sẵn thông tin, nhưng kế toán phải xác nhận thủ công.
Facebook Messenger, Zalo Mini App và lộ trình triển khai
Khách từ fanpage và quảng cáo Facebook đi theo cùng nguyên tắc: trả lời trong Messenger, tạo đơn trên website và gửi link; câu trả lời mẫu nên chứa link form báo giá. Zalo Mini App là bước nâng cao: ứng dụng nhỏ chạy trong Zalo, cho khách xem giá, đặt lại đơn cũ, theo dõi trạng thái mà không cần cài thêm. Mini App nên dùng chung dữ liệu với website, không thành hệ thống thứ hai.
Lộ trình gợi ý: bước đầu là nút chat Zalo, form báo giá và mã đơn; bước hai là ZNS và VietQR đặt cọc; bước ba là cổng khách hàng, Mini App khi có nhiều khách đặt lặp lại. Tại Uptech, Website giới thiệu xưởng in & nhận báo giá từ 30 triệu đồng, Website đặt in online có báo giá tự động từ 80 triệu đồng (chưa VAT); tích hợp ZNS, cổng thanh toán chốt phạm vi trong hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh những điểm xưởng in, nhà in, công ty in ấn hay hỏi về chủ đề này.
ZNS là gì, xưởng in cần gì để gửi được?
ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ gửi tin thông báo qua Zalo tới số điện thoại khách, dùng cho tin giao dịch như xác nhận đơn, trạng thái đơn. Xưởng cần Zalo OA đã xác thực, mẫu tin được Zalo duyệt và website tích hợp API. Phí tính theo từng tin theo bảng giá của Zalo, tách riêng với chi phí làm website.
Có thể chỉ nhận đơn in qua Zalo, không cần website?
Được, khi xưởng ít đơn và một người xử lý. Khi đơn tăng, thiếu mã đơn, file tập trung và lịch sử sẽ làm chậm cả chế bản, sản xuất, kế toán. Website không thay Zalo mà làm nơi lưu đơn; có thể bắt đầu bằng form báo giá và trang đơn đơn giản, rồi thêm ZNS, VietQR sau.
VietQR động khác gì mã QR tài khoản in sẵn?
Mã QR in sẵn chỉ chứa số tài khoản; khách tự nhập số tiền và nội dung nên dễ sai. VietQR động tạo riêng cho từng đơn, có sẵn số tiền và nội dung chứa mã đơn, giúp đối soát nhanh. Kết hợp cổng thanh toán hoặc ngân hàng hỗ trợ API thì trạng thái “đã cọc” cập nhật tự động.
Khách có phải tạo tài khoản để theo dõi đơn in không?
Không bắt buộc. Mỗi đơn có một link theo dõi riêng gửi qua ZNS hoặc tin nhắn, có thể thêm bước xác thực bằng số điện thoại. Khách doanh nghiệp đặt thường xuyên nên có tài khoản để xem lịch sử, đặt lại đơn cũ, tải hóa đơn và dùng giá riêng nếu xưởng áp dụng.
Có nên làm Zalo Mini App ngay từ đầu?
Thường chưa nên. Mini App phát huy khi xưởng đã có hệ thống đơn ổn định và nhiều khách đặt lặp lại. Bắt đầu với website, form báo giá, ZNS và VietQR; khi quy trình đã chạy, Mini App dùng lại dữ liệu và API sẵn có nên chi phí làm thêm hợp lý hơn.
Nhận tư vấn website in ấn theo bảng giá thật của xưởng
Cho Uptech biết sản phẩm in chủ lực, cách đang báo giá (Excel, Zalo…) và website hiện tại. Chúng tôi đề xuất loại website phù hợp, sản phẩm nên đưa lên tính giá trước, kèm báo giá VND, hợp đồng và hóa đơn VAT.
- Phản hồi trong ngày làm việc gần nhất
- Tư vấn miễn phí cấu trúc bảng giá online
- Báo giá VND, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn VAT