요청 양식과 문서 기준을 통일합니다
문서명, 버전, 담당자, 보관 위치, 사용 목적을 등록합니다. 내부 참고용과 외부 발송용을 구분하고 열람 권한을 설정합니다. 개인 저장공간에 흩어진 자료를 옮길 때에도 승인된 저장 위치만 사용합니다.
일정 조율에 확정 상태를 남깁니다
참석자의 시간대와 가용 시간을 확인하고 제안·가예약·확정을 구분합니다. 초대 발송과 참석자 변경은 허용된 범위에서 진행합니다. 회의 후에는 합의된 결정과 단순 제안을 혼동하지 않도록 결과를 정리합니다.
후속 조치의 책임자를 연결합니다
각 요청에 담당자, 기한, 필요한 승인과 완료 증빙을 붙입니다. 기한 변경 사유와 자료 보완 대기를 남기고 미응답은 지정 경로로 알립니다. 출장비나 계약 자료는 정리만 수행하며 비용 인정이나 법적 적합성 판단은 이관합니다.
요청 접수 시 목적·권한·완료 증거를 적습니다
행정 지원은 일정 조율, 문서 대장 갱신, 회의 자료 취합과 후속 업무 확인처럼 나눌 수 있습니다. “회의 잡아 주세요”라는 요청에는 참석 필수 인원, 목적, 가능한 날짜, 소요 시간, 시간대, 장소 또는 접속 방식과 초대 발송 권한이 더 필요합니다. 정보가 없으면 임의로 확정하지 않고 필요한 질문을 모읍니다.
캘린더를 볼 수 있는 권한과 초대·변경·취소 권한은 구분합니다. 회의 제목과 첨부에 노출할 수 있는 정보도 정합니다. 문서 대장에서는 원본 위치, 버전, 문서 책임자와 열람 권한을 연결하고, 외부 발송이나 서명·비용 승인처럼 조직을 대표하는 행동은 고객사 승인을 거칩니다.
설명용 사례: 한국·베트남 참석자의 회의 조율
가상의 요청 A71은 한국 15시·베트남 13시에 시작하는 30분 회의로 접수되었다고 가정합니다. 시간 차이와 참석 확인을 함께 기록합니다. 아래 단계에서 초대 전송만으로 일정 확정을 표시하지 않고, 필수 참석자의 수락과 충돌 해소를 인수 기준으로 둡니다.
| 입력·사건 | 수행 행동 | 고객사 확인 | 완료 또는 대기 증거 |
|---|---|---|---|
| A71 · 필수 참석자·목적 수신 | 시간대·기간·가용 시간 확인 | 초대 권한·우선순위 | 요청 조건 목록 |
| 한국 15시 참석자 일정 충돌 | 한국 16시·베트남 14시 후보 | 요청자·필수 참석자 동의 | 후보 회신·충돌 목록 |
| 후보 승인 도착 | 장소·링크·자료 권한 검토 후 초대 | 공유 가능한 자료 확인 | 초대 ID·보낸 버전 |
| 필수 인원 수락 확인 | 불참·미회신 재확인 | 잔여 충돌의 진행 여부 결정 | 수락 상태·최종 안내 |
일정 변경과 자료 변경은 같은 인계에 묶습니다
시간이 바뀌면 캘린더만 수정하지 말고 장소 예약, 접속 링크, 자료 제출 마감과 외부 참석자 안내의 영향도 확인합니다. 기존 초대와 변경본을 연결하고 새 초대를 중복 생성하지 않습니다. 필수 참석자의 거절이나 미회신이 남으면 “확정” 대신 해당 상태를 명확히 표시합니다.
회의 자료는 최신 승인본과 초안의 위치를 구분하고 인수자가 실제 열 수 있는지 확인합니다. 문서 내용의 결정이나 법적 효력 판단은 행정 정리와 다릅니다. 회의 후 할 일도 회의록에서 확인된 담당·기한만 기록하고 불명확한 발언을 확정 지시로 바꾸지 않습니다.
수신·수락·실행 완료를 다른 상태로 보고합니다
지원 요청을 받았다는 확인, 초대를 보낸 상태, 참석자가 수락한 상태와 회의가 열린 상태는 구분합니다. 문서 발송도 전송 성공과 인수자의 검수는 다릅니다. 요청별 마감, 현재 단계, 다음 책임자와 증거 링크를 기록하면 담당자 변경 시에도 무엇이 남았는지 알 수 있습니다.
한국어 공문·안내문 초안은 수신 대상, 날짜, 고유명사와 요청 행동을 검수합니다. 고객사가 문구와 발송을 승인한 뒤 승인본을 사용합니다. 인수 목록에는 완료 요청과 미결 요청을 나누고, 권한 회수나 자료 반환이 필요한 종료 시에는 캘린더·공유 폴더의 접근 정리도 별도로 확인합니다.