# Checklist yêu cầu báo giá văn phòng số / văn phòng điện tử

Tài liệu này giúp doanh nghiệp gửi cùng một phạm vi cho các đơn vị triển khai và so sánh đề xuất trên cùng cơ sở. Không cần điền mọi trường ngay từ đầu; hãy đánh dấu nội dung chưa rõ để đưa vào giai đoạn khảo sát.

## 1. Bối cảnh và mục tiêu

- Tên doanh nghiệp, ngành, số pháp nhân và địa điểm.
- Số người dùng hiện tại và dự kiến trong 12–36 tháng.
- Ba vấn đề cần xử lý: chậm duyệt, khó tìm tài liệu, dữ liệu rời rạc, thiếu audit, chi phí công cụ hoặc vấn đề khác.
- Chỉ số hiện tại: thời gian xử lý, tỷ lệ quá hạn, số hồ sơ/tháng, thời gian tìm tài liệu và số ticket hỗ trợ.
- Mục tiêu và mốc thời gian mong muốn.
- Sponsor, owner nghiệp vụ, IT, bảo mật, pháp chế và đầu mối mua sắm.

## 2. Người dùng và phạm vi tổ chức

- Nhóm người dùng: lãnh đạo, back-office, tuyến đầu, cộng tác viên, đối tác và khách hàng.
- Đơn vị/pháp nhân nằm trong phạm vi giai đoạn đầu.
- Ngôn ngữ, múi giờ, địa điểm và mô hình làm việc.
- Thiết bị: Windows, macOS, mobile, BYOD, thiết bị dùng chung.
- Nhu cầu khách ngoài, guest và chia sẻ liên công ty.
- Ma trận persona dự kiến và license hiện có.

## 3. Nền tảng và hệ thống hiện tại

- Email, domain, tenant, directory và SSO hiện tại.
- Microsoft 365, Google Workspace, eOffice, DMS, ECM hoặc intranet đang dùng.
- ERP, CRM, HRM, kế toán, helpdesk, BI và hệ thống chữ ký cần tích hợp.
- Nguồn dữ liệu chính thức của nhân sự, khách hàng, nhà cung cấp và mã tổ chức.
- Hợp đồng/license còn hiệu lực, ngày gia hạn và giới hạn sử dụng.
- Hệ thống hoặc dữ liệu bắt buộc giữ on-premise.

## 4. Nghiệp vụ ưu tiên

Với mỗi nghiệp vụ, ghi số hồ sơ/tháng, vai trò, bước xử lý, thời hạn, ngoại lệ và đầu ra.

- Văn bản đến, văn bản đi và sổ văn bản.
- Trình ký, phê duyệt và chữ ký điện tử/chữ ký số.
- Quản lý tài liệu, phiên bản, metadata và tìm kiếm.
- Quản lý công việc, dự án, SLA và bàn giao.
- Hợp đồng, mua hàng, thanh toán, chi phí và công tác.
- Onboarding/offboarding, nghỉ phép và dịch vụ nhân viên.
- Cổng thông tin nội bộ, chính sách và tri thức.
- Lịch, phòng họp, xe, thiết bị và tài nguyên.
- OCR, trích xuất dữ liệu, tìm kiếm AI hoặc trợ lý AI.

## 5. Tài liệu và dữ liệu cần di chuyển

- Nguồn: file server, NAS, máy cá nhân, SharePoint, OneDrive, Google Drive, email hoặc DMS cũ.
- Dung lượng, số file, loại file, tuổi dữ liệu và tốc độ tăng trưởng.
- Owner, cấu trúc thư mục, metadata và quyền hiện tại.
- File trùng, lỗi thời, không có owner, đường dẫn dài hoặc định dạng không hỗ trợ.
- Email, lịch, mailbox dùng chung, nhóm và quyền cần migration.
- Yêu cầu giữ link, phiên bản, ngày tạo/sửa và audit lịch sử.
- Cách đối soát: số lượng, dung lượng, quyền, metadata, lỗi và sign-off.
- Kế hoạch đóng, khóa chỉ đọc hoặc lưu trữ hệ thống cũ.

## 6. Danh tính, quyền và bảo mật

- SSO, MFA, conditional access và vòng đời tài khoản.
- Mô hình nhóm, RBAC, delegated admin và quyền đặc biệt.
- Phân loại dữ liệu và sensitivity label.
- DLP, chia sẻ ngoài, link công khai và guest expiration.
- Thiết bị, endpoint, mã hóa, BYOD và remote wipe.
- Audit log, thời gian lưu, SIEM và use case cảnh báo.
- Backup, restore, RPO, RTO, DR và kiểm thử khôi phục.
- Yêu cầu dữ liệu cá nhân, ngành, hợp đồng và vị trí xử lý dữ liệu.
- Quy trình incident, thu hồi quyền và bảo toàn bằng chứng.

## 7. Hồ sơ, retention và chữ ký

- Danh mục hồ sơ và thành phần bắt buộc.
- Thời hạn bảo quản, event bắt đầu retention và xử lý cuối kỳ.
- Legal hold, disposition approval và chứng từ hủy.
- Loại giao dịch cần phê duyệt nội bộ, chữ ký điện tử hoặc chữ ký số.
- Nhà cung cấp chữ ký, chứng thư, dấu thời gian và thiết bị ký hiện có.
- Cách lưu bản đã ký, dữ liệu xác minh và audit trail.
- Kịch bản ủy quyền, ký thay, từ chối, thu hồi và chứng thư hết hạn.

## 8. Tích hợp và tự động hóa

- API, webhook, batch, file hoặc middleware hiện có.
- Hệ thống nguồn và hệ thống nhận kết quả cho từng trường dữ liệu.
- Tần suất, volume, latency và thời gian gián đoạn cho phép.
- Correlation ID, idempotency, retry, reconciliation và hàng đợi lỗi.
- Môi trường DEV/UAT/PROD và dữ liệu kiểm thử.
- Quyền của service account, secret, certificate và quy trình rotation.
- Monitoring, alert, owner và runbook cho từng tích hợp.

## 9. AI và OCR

- Use case, người dùng, nguồn dữ liệu và tiêu chí thành công.
- Dữ liệu nào AI được phép/không được phép truy cập.
- Yêu cầu dẫn nguồn, confidence, human review và quyền override.
- Bộ câu hỏi/tài liệu benchmark và expected answer.
- OCR accuracy theo trường, ngưỡng confidence và review queue.
- Logging, retention, chi phí, model/provider và exit plan.
- Risk tier cho hành động AI được phép thực thi.

## 10. Trải nghiệm, adoption và hỗ trợ

- Top task của từng persona.
- Web, mobile, offline và accessibility.
- Thông báo qua email, chat, ứng dụng hoặc mobile push.
- Đào tạo theo vai trò, champion và tài liệu hướng dẫn.
- Kênh hỗ trợ, L1/L2/L3, giờ dịch vụ và ngôn ngữ.
- SLA sự cố, yêu cầu dịch vụ và thay đổi cấu hình.
- Adoption dashboard: active user, task completion, search success và ticket.

## 11. Yêu cầu phương án và báo giá

Yêu cầu đơn vị đề xuất tách rõ:

- Phí license/subscription theo persona, edition và thời hạn.
- Phí khảo sát, thiết kế, cấu hình và phát triển.
- Phí migration theo nguồn, volume và chất lượng dữ liệu.
- Phí tích hợp theo hệ thống và độ phức tạp.
- Phí bảo mật, backup, DR, log và add-on.
- Phí UAT, đào tạo, go-live và hypercare.
- Phí managed support, SLA và công việc ngoài phạm vi.
- Thuế, tỷ giá, điều kiện thanh toán và giả định báo giá.
- Nội dung không bao gồm, dependency và cơ chế change request.
- Chi phí mở rộng thêm người dùng, workflow, storage hoặc đơn vị.
- Chi phí export dữ liệu và hỗ trợ khi kết thúc hợp đồng.

## 12. Đầu ra bắt buộc

- Báo cáo hiện trạng và danh mục khoảng trống.
- Solution architecture và data/integration map.
- Process blueprint, role matrix và permission model.
- Configuration workbook và decision log.
- Migration plan, mapping, error log và reconciliation report.
- Test strategy, UAT cases, defect log và sign-off.
- Security baseline, backup/restore test và incident runbook.
- Training, admin guide, support model và RACI.
- Go-live/cutover plan, rollback và hypercare report.
- Source/configuration handover và danh sách quyền quản trị.

## 13. Tiêu chí nghiệm thu

- Luồng chuẩn và ngoại lệ hoàn tất đúng vai trò, SLA và đầu ra.
- Không thể xem, sửa, tải hoặc chia sẻ ngoài quyền được cấp.
- Tài liệu đúng phiên bản, metadata và nơi lưu chính thức.
- Tích hợp có retry, đối soát và cảnh báo khi lỗi.
- Dữ liệu migration đạt ngưỡng đối soát đã thống nhất.
- Audit trail trả lời được ai, làm gì, với tài nguyên nào và khi nào.
- Backup/restore được thử trên dữ liệu mẫu.
- Người dùng đại diện hoàn thành top task mà không cần hỗ trợ ngoài dự kiến.
- Admin nội bộ thực hiện được các tác vụ vận hành đã bàn giao.
- Dashboard đo được adoption và kết quả nghiệp vụ đã chốt.

## 14. Câu hỏi cần yêu cầu nhà cung cấp trả lời

- Giả định nào ảnh hưởng lớn nhất đến báo giá và timeline?
- Phần nào dùng cấu hình chuẩn, phần nào cần phát triển?
- Ai sở hữu dữ liệu, cấu hình, mã nguồn và tài khoản quản trị?
- Những giới hạn nào của edition hoặc nền tảng cần biết?
- Kế hoạch xử lý migration lỗi và hồ sơ ngoại lệ là gì?
- Nhà cung cấp bảo vệ dữ liệu và quản lý nhân sự truy cập ra sao?
- Có bằng chứng nào cho năng lực tương tự mà không tiết lộ khách hàng?
- Làm sao doanh nghiệp vận hành và thay đổi sau bàn giao?
- Dữ liệu được export ở định dạng nào khi chuyển nền tảng?
- Điều kiện nào làm phát sinh change request?

---

Trang tham chiếu: https://uptech.vn/dich-vu/van-phong-dien-tu/checklist-yeu-cau-bao-gia-van-phong-dien-tu

Ngày rà soát: 15/08/2026.